Detailpagina voor onderwerp
Deze pagina geeft informatie over het onderwerp http://data.lblod.info/id/lblod/uittreksels/dc5612f0-d528-11ed-b0c8-05b62ca6b34c weer, door relaties en details te tonen.
Eigenschappen en relaties
Directe links van het onderwerp.
| Eigenschap | Waarde |
|---|---|
| , , Openbare behandeling van agendapunt B.4 INFORMATICA. Toetreding consortium en raamcontract LB365. (gepland) Aanwezigen bij agendapunt Aanwezige leden Arno Aerden (Gemeenteraadslid) Tom Bevers (Gemeenteraadslid) Joris Brosens (Gemeenteraadslid) Tuur Goormachtig (Gemeenteraadslid) Jokke Hennekam (Gemeenteraadslid) Robin Jacobs (Gemeenteraadslid) Helmut Jaspers (Gemeenteraadslid) Bob Konings (Gemeenteraadslid) Dirk Konings (Gemeenteraadslid) Steff Nouws (Gemeenteraadslid) Kevin Ooye (Gemeenteraadslid) Brigitte Quick (Gemeenteraadslid) Marc Scheepers (Gemeenteraadslid) Dirk Smout (Gemeenteraadslid) Anne Somers (Gemeenteraadslid) Ludo Somers (Gemeenteraadslid) Jan Suykerbuyk (Gemeenteraadslid) Kirsten Tobback (Gemeenteraadslid) Brigitte Van Aert (Gemeenteraadslid) Gaston Van Tichelt (Gemeenteraadslid) Guy Van den Broek (Gemeenteraadslid) Geert Vandekeybus (Gemeenteraadslid) Marita Verpalen (Gemeenteraadslid) Afwezige leden Annemie Baeyaert (Gemeenteraadslid) Stemmingen bij agendapunt De leden van de raad stemmen openbaar Uitstel toetreding consortium en raamcontract LB365 Aanwezigen tijdens de stemming Arno Aerden Tom Bevers Joris Brosens Tuur Goormachtig Jokke Hennekam Robin Jacobs Helmut Jaspers Bob Konings Dirk Konings Steff Nouws Kevin Ooye Brigitte Quick Marc Scheepers Dirk Smout Anne Somers Ludo Somers Jan Suykerbuyk Kirsten Tobback Brigitte Van Aert Guy Van den Broek Gaston Van Tichelt Geert Vandekeybus Marita Verpalen Effectieve stemmers Arno Aerden Tom Bevers Joris Brosens Tuur Goormachtig Jokke Hennekam Robin Jacobs Helmut Jaspers Bob Konings Dirk Konings Steff Nouws Kevin Ooye Brigitte Quick Marc Scheepers Dirk Smout Anne Somers Ludo Somers Jan Suykerbuyk Kirsten Tobback Brigitte Van Aert Guy Van den Broek Gaston Van Tichelt Geert Vandekeybus Marita Verpalen Goedgekeurd, met eenparigheid van stemmen Openbare titel besluit:B.4 INFORMATICA. Toetreding consortium en raamcontract LB365.Korte openbare beschrijving:Toetreding consortium en raamcontract LB365.De gemeenteraad, Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur met oa art 40§2, art 41§1 10°, 56 §3 4° en 5°, 326 t/m 341; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen;Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingenGelet op het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 2, 6° en 7° b (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de plaatsing van overheidsopdrachten of raamovereenkomsten die bestemd zijn voor aanbesteders), artikel 38 §1 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden), artikel 47 (gecentraliseerde aankoopactiviteiten en aankoopcentrales), artikel 57 en artikel 43 (raamovereenkomsten);;Overwegende dat in de werking van ons lokaal bestuur er momenteel softwaretoepassingen zijn die de komende periode moeten worden vernieuwd of worden ingevoerd. Bijvoorbeeld: de postregistratie, notulenpakket, …;Overwegende dat men daartoe allemaal aparte pakketten kan aanschaffen, soms van verschillende leveranciers, of men kan er ook voor kiezen dat al deze toepassingen in één groter geheel te verpakken en aan elkaar te koppelen (Midoffice); Overwegende dat wordt voorgesteld voor het laatste te gaan en daarvoor toe te treden tot het consortium LB365 en zo gebruik kan maken van de raamovereenkomst voor een heel pakket van applicaties;Overwegende dat LB365 een groep van ondertussen een 35-tal lokale overheden is die onder de vorm van een consortium samenwerken om hun diensten te digitaliseren. Het gaat van steden tot kleinere lokale besturen. De gemeentes in de buurt die reeds zijn aangesloten zijn Brasschaat, Kapellen, Wijnegem en Zoersel;Overwegende dat elk lokaal bestuur apart vaak zelf te weinig capaciteit heeft om de digitale transformatie aan te gaan en dat de individuele resources en skills vaak ontoereikend zijn; Overwegende dat daarom werd beslist de krachten te bundelen onder één collectief projectmanagement dat vertrok vanuit de gemeente Aalter;Overwegende dat de participerende lokale besturen hiervoor zelf collectief aan de slag gingen, samen investeerden en samen rond hun centraal klantendossier stapsgewijs hebben gewerkt aan standaardisering en innovatieve dienstverlening binnen hun eigen werking;Overwegende dat door middel van generieke componenten het consortium oplossingen laat bouwen rond het gecentraliseerde dossier van de klant (burgers, ondernemers, verenigingen);Overwegende dat naast de bundeling van de krachten, een ander grote voordeel van dit consortium is dat het generiek concept wordt bewaakt, ondersteund en gecoördineerd door V-ICT-OR;Overwegende dat er momenteel al diverse applicaties beschikbaar zijn die het consortium samen heeft laten ontwikkelen:• Vergaderbeheer en –app (= notulenbeheer)• Portaal & e-loket• Evenementenloket• Postregistratie• Contractopvolging• Klachten• Meldingen• HRM• Verenigingen beheren• Inname openbaar domein• Betaalmodule• E-mail marketing• Subsidies• Servicedesk• Vergunningen• Bedrijvengids Overwegende dat elk deelnemend lokaal bestuur vrij is om applicatie uit te rollen op zijn eigen tempo. Het is de bedoeling om in Essen als eerste de postregistratie te implementeren en daarna het vergaderbeheer;Overwegende dat uit de voordracht van de toepassing postregistratie blijkt dat de functionaliteit gelijkaardig is wat andere softwarebedrijven aanbieden. Bv een centraal klantenbeheersysteem, de koppeling hiervan met alle mogelijke authentieke bronnen (Rijksregister, KBO …), enzovoort; Overwegende dat de structuur van het consortium bestaat uit een stuurgroep die om de zes weken bijeen komt en de grote strategische lijnen stuurt. Elk deelnemend bestuur heeft hierin een stem. Voor specifieke nieuwe applicatie kan men lid worden van klankbordgroep en/of werkgroepen; Gelet op de gemeenteraad van gemeente Aalter die op 21 december 2020 de selectievereisten, de raming en de plaatsingsprocedure goedkeurde van de opdracht Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten'), met name de mededingingsprocedure met onderhandeling; op de aankondiging van opdracht 2021/S 001-001070 op 4 januari 2021 gepubliceerd; in het Publicatieblad van de Europese Unie; op de aankondiging van opdracht 2020-546825 op 30 december 2020 gepubliceerd op nationaal niveau; Gelet op het college van de gemeente Aalter die op 15 februari 2021 goedkeuring gaf aan de kwalitatieve selectie voor deze opdracht; het verslag van nazicht van de kandidaturen van 10 februari 2021 voor de opdracht (raamovereenkomst) Project LB365 (vervolgtraject Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten), opgesteld door V-ICT-OR vzw; alsook het bestek met nr. 281.03-20d0215 voor deze opdracht, opgesteld V-ICT-OR vzw; en de raming van 62.727.216,00 euro incl. btw over een periode van 4 jaar, inclusief 2x mogelijke verlenging van 1 jaar;Overwegende dat alle klanten van deze raamovereenkomst (nr. 281.03-20d0215) beroep kunnen doen op de voorafgaande resultaten en rechten van de aanbesteding met nummer (2017/001 (Aalter: 281.03-17d0010)) binnen de afspraken vastgelegd in deze aanbesteding;Overwegende dat het college van gemeente Aalter de geselecteerde kandidaten uitnodigde een offerte in te dienen:Belfinity, Kaardeloodstraat 21 bus 4, 9400 NinoveC-Clear Partners, Jacob van Arteveldestraat 30, 2640 MortselInetum Realdolmen Belgium, A. Vaucampslaan 42, 1654 HuizingenSynergics, Auguste Reyerslaan 80, 1030 brusselTobius (Tobania), Romeinsesteenweg 564/4, 1853 Strombeek-Bever;Overwegende dat de firma's Belfinity, C-Clear Partners, Inetum Realdolmen Belgium, Synergics, Tobius (Tobania) een regelmatige offerte indienden voor één of meerdere percelen;Overwegende dat die opdracht bestaat uit acht percelen:Perceel 1: Beheer en regie servicebusPerceel 2: Beheer en regie masterdatamanagementPerceel 3: Ondersteuning ontwikkelingen servicebus, technische en systeem supportPerceel 4: Ondersteuning software- en digitaliseringsprojectenPerceel 5: Ondersteuning en opzet MS O365 en M365Perceel 6: Ondersteuning opleidingen gebruikte omgevingenPerceel 7: Ondersteuning en begeleiding change managementPerceel 8: Softwarelicenties en beheer;Overwegende dat voor perceel 8 (Softwarelicenties en beheer) één offerte werd ontvangen van Inetum Realdolmen Belgium, A. Vaucampslaan 42, 1654 Huizingen, tevens de enige geselecteerde kandidaat voor perceel 8;Gelet op het College van Burgemeester en Schepenen van Aalter dat op 8 maart 2021 het perceel 8 (softwarelicenties en beheer) gunde aan Inetum Realdolmen Belgium, A. Vaucampslaan 42, 1654 Huizingen voor een looptijd van drie jaar (in tegenstelling tot de andere percelen uit het bestek);Gelet op het College van Burgemeester en Schepenen van Aalter dat op 29 maart 2021 de gunning voor de percelen 3, 4, 5, 6 en 7 als volgt goedkeurde voor een looptijd van vier jaar:Perceel 3: Tobius (Tobania) en Inetum Realdolmen BelgiumPerceel 4:Tobius (Tobania) en C-Clear PartnersPerceel 5: Tobius (Tobania), Synergics en Inetum Realdolmen BelgiumPerceel 6: Tobius (Tobania) en C-Clear PartnersPerceel 7: Tobius (Tobania), Synergics, Inetum Realdolmen Belgium en Belfinity;Overwegende dat de opdracht 'Vervolgtraject Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten' werd gesloten via een raamovereenkomst met meerdere deelnemers waarbij niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst zijn bepaald en de deelnemers opnieuw in mededinging zullen worden gesteld tijdens de doorlooptijd van de opdracht; Overwegende dat de investeringen of kosten in het kader van deze groepsaankoop zullen afhankelijk van het bedrag per dossier voorgelegd worden aan het college van Burgemeester en Schepenen;De kostprijs voor de toetreding tot de groepsaankoop ‘LB365’ bestaat uit verschillende onderdelen:Eenmalige toegangsprijs tot de groepsaankoop ‘LB365’. Deze toegangsprijs is afhankelijk van het aantal besturen dat op het ogenblik van toetreding ingestapt is. Voor Essen komt dit neer op een eenmalige kostprijs van € 58.139,05, inclusief btw.Bij de opstart in 2017 werd een bedrag van € 1.362.735,25, inclusief btw, gegund aan de firma's Tobius (nu Tobania) en Apogado. Op 9 november 2020 werd een bedrag van € 287.644,78 (inclusief btw) gegund voor bijkomende werken. De toegangsprijs tot de groepsaankoop daalt per toetredend bestuur en bij latere participatie van nieuwe besturen is er een retour (cumulatief) voorzien voor de reeds deelnemende besturen. Bij aansluiting van een 36ste bestuur ontvangt de gemeente Essen bijvoorbeeld een retour van € 1614,97, inclusief btw, of 1/36ste van de toegangsprijs van het 36ste bestuur.Eenmalige opstartkost voor de installatie en set-up van de Microsoft Dynamics 365 omgevingen en servicebus wordt geraamd op € 3.000, inclusief btw.Jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage om projectmanagement en projectcoördinatie op te nemen van 6.500 EUR, inclusief btw, in het kader van de groepsaankoop aan V-ICT-OR vzw.Jaarlijkse licentiekost voor Powerapps, Dynamics en Azure runtime geraamd op € 15.000, inclusief btw.Jaarlijks onderhoudscontract via Inetum RealDolmen geraamd op € 15.000, inclusief btw.Overwegende dat de totale kost voor een periode van 4 jaar wordt geraamd op € 195.445,29 incl btw en overschrijdt het grensbedrag van dagelijks bestuur waardoor het ook wordt voorgelegd aan de gemeenteraad;Gehoord de toelichting door schepen Dirk Konings;Gehoord raadslid Tom Bevers die meedeelt dat eigenlijk raadslid Annemie Baeyaert hier meerdere vragen over had, maar omdat zij vandaag verhinderd is, stelt hij de vragen. Een eerste vraag is of wij ons niet te afhankelijk maken van één leverancier voor alle pakketten. De vraag die ook gesteld wordt is of de gemeente dan nog voldoende de markt kan laten spelen in de toekomst. Aangezien meerdere gemeentes hier zelf tezamen initiatief nemen, is er dan geen rol voor VVSG? Welke modules zullen worden gebruikt en wanneer worden deze geïmplementeerd? Wat gaat de financiële besparing zijn?;Gehoord schepen Dirk Konings die antwoordt dat de opties door onze ICT-dienst en Cavere zijn onderzocht en zij zijn voorstander. Onze huidige pakketten zijn niet meer up to date of marktconform. We willen graag eerst starten met postregistratie en dan het notulenpakket waarin de agenda en de verslagen verwerkt worden. De applicaties van het consortium zijn net gebaseerd en gemaakt op basis van Microsoft 365 en open standaarden om juist niet afhankelijk te zijn van een leverancier die de applicatie heeft ontwikkeld;Gehoord raadslid Tom Bevers die de vragen herhaalt welke pakketten gaan worden geïmplementeerd en wat de financiële winst gaat zijn; Gehoord schepen Dirk Konings die antwoordt dat eerst de postregistratie en daarna het notulenbeheer wordt ingepland. De andere pakketten binnen het consortium zijn trouwens ook niet beperkt, indien er wordt aangegeven dat er nood aan is, zullen er ook nog anderen worden ontwikkelt;Gehoord raadslid Dirk Smout die vraagt of deze beslissing wil zeggen dat er een afbouwen gaat zijn van de dienstverlening die Cipal aanbiedt. Is dat dan niet dubbel?;Gehoord schepen Dirk Konings die antwoordt dat dit afhankelijk van welke applicatie het geval kan zijn;Gehoord raadslid Dirk Smout die vraagt of bijvoorbeeld in de toekomst ook de applicatie voor evenementen zal worden gebruikt;Gehoord schepen Dirk Konings die antwoordt dat op dat moment moet worden bekeken of dat dan interessant is;Gehoord raadslid Tom Bevers die aangeeft nog antwoorden te missen op sommige vragen. Hij is niet overtuigd.;Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die repliceert dat het ieders raadslid zijn rol is om een mening te vormen en te beslissen. Vanuit het college van burgemeester en schepenen wordt het gunstige advies van de ICT-dienst gevolgd;Gehoord raadslid Robin Jacobs die opwerpt dat er toch een financiële afweging moet zijn gemaakt om te kiezen voor LB365;Gehoord schepen Dirk Konings die aangeeft dat het laatst aangekochte pakket personeelsbeheer was. Dit was duur en met vele bijkomende kosten. En van daaruit zijn de medewerkers verder op de markt gaan kijken of er andere mogelijkheden zijn dan de klassieke aanbieders en zo op LB365 zijn uitgekomen;Gehoord raadslid Robin Jacobs die nogmaals vraagt naar de financiële afweging;Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die repliceert dat raadsleden dit ook hadden kunnen opvragen;Gehoord raadslid Dirk Smout die de vraag herhaalt wat we minder gaan doen met Cipal. Gaan we deze vervangen door modules die minder kosten? ;Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die aangeeft dat wanneer de raad tot in detail wil beslissen over welke modules er wanneer moeten komen, dat dit te ver in detail gaat. Het agendapunt heeft een toelichtende nota van twee en halve pagina waarin de ICT-dienst dus uitgebreid aangeeft dat het zinvol is om toe te treden tot het initiatief van meer dan 30 gemeentes. Een project wat wordt ondersteund doorV-ICT-OR, en dus VVSG. Er zijn genoeg argumenten waarom het college denkt dat het een goed initiatief is;Gehoord raadslid Tom Bevers die aangeeft geen zin te hebben om tegen te stemmen, maar hij wordt niet overtuigd door de antwoorden en het uitblijven van argumenten daarin. Hij stelt voor om het punt daarom uit te stellen om meer toelichting te krijgen;Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die antwoordt dat raadsleden verschillende keren hebben gemerkt dat het college van burgemeester en schepenen in openheid alles wil bespreken. Als men nu antwoorden wil op detailvragen, dan zou men kunnen oordelen dat het beter eerst op een commissie was geweest, maar voor zoiets is er nog nooit een commissie geweest. Postregistratie moet er snel komen. Vindt het heel detaillistisch om het dossier op deze manier te behandelen. Bijkomend uitstellen voor 4 weken zal ook nog wel kunnen, maar toch opmerkelijk dat men erop staat; Gehoord raadslid Robin Jacobs die opmerkt dat het in april al op een commissie kan worden toegelicht;Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die opmerkt dat een gemeenteraad dient voor algemene lijnen en beleid en niet om in detail te bepalen welk pakket wanneer wordt uitgerold; Gehoord raadslid Robin Jacobs die herhaalt dat hij graag een overzicht wil van wat de besparing is;Gehoord raadslid Dirk Smout dat aangeeft dat het een reflectie zou moeten zijn van iedereen, dat is zijn insteek;Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die opmerkt dat het raadslid ook vorige week toen de agenda en de stukken werden bezorgd bijkomende vragen had kunnen richten en antwoorden op krijgen;Na beraadslaging; Beslist,Artikel 1Besloten wordt het agendapunt uit te stellen. , , | |
| Openbare behandeling van agendapunt B.4 INFORMATICA. Toetreding consortium en raamcontract LB365. (gepland) Aanwezigen bij agendapunt Aanwezige leden Arno Aerden (Gemeenteraadslid) Tom Bevers (Gemeenteraadslid) Joris Brosens (Gemeenteraadslid) Tuur Goormachtig (Gemeenteraadslid) Jokke Hennekam (Gemeenteraadslid) Robin Jacobs (Gemeenteraadslid) Helmut Jaspers (Gemeenteraadslid) Bob Konings (Gemeenteraadslid) Dirk Konings (Gemeenteraadslid) Steff Nouws (Gemeenteraadslid) Kevin Ooye (Gemeenteraadslid) Brigitte Quick (Gemeenteraadslid) Marc Scheepers (Gemeenteraadslid) Dirk Smout (Gemeenteraadslid) Anne Somers (Gemeenteraadslid) Ludo Somers (Gemeenteraadslid) Jan Suykerbuyk (Gemeenteraadslid) Kirsten Tobback (Gemeenteraadslid) Brigitte Van Aert (Gemeenteraadslid) Gaston Van Tichelt (Gemeenteraadslid) Guy Van den Broek (Gemeenteraadslid) Geert Vandekeybus (Gemeenteraadslid) Marita Verpalen (Gemeenteraadslid) Afwezige leden Annemie Baeyaert (Gemeenteraadslid) Stemmingen bij agendapunt De leden van de raad stemmen openbaar Uitstel toetreding consortium en raamcontract LB365 Aanwezigen tijdens de stemming Arno Aerden Tom Bevers Joris Brosens Tuur Goormachtig Jokke Hennekam Robin Jacobs Helmut Jaspers Bob Konings Dirk Konings Steff Nouws Kevin Ooye Brigitte Quick Marc Scheepers Dirk Smout Anne Somers Ludo Somers Jan Suykerbuyk Kirsten Tobback Brigitte Van Aert Guy Van den Broek Gaston Van Tichelt Geert Vandekeybus Marita Verpalen Effectieve stemmers Arno Aerden Tom Bevers Joris Brosens Tuur Goormachtig Jokke Hennekam Robin Jacobs Helmut Jaspers Bob Konings Dirk Konings Steff Nouws Kevin Ooye Brigitte Quick Marc Scheepers Dirk Smout Anne Somers Ludo Somers Jan Suykerbuyk Kirsten Tobback Brigitte Van Aert Guy Van den Broek Gaston Van Tichelt Geert Vandekeybus Marita Verpalen Goedgekeurd, met eenparigheid van stemmen Openbare titel besluit:B.4 INFORMATICA. Toetreding consortium en raamcontract LB365.Korte openbare beschrijving:Toetreding consortium en raamcontract LB365.De gemeenteraad, Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur met oa art 40§2, art 41§1 10°, 56 §3 4° en 5°, 326 t/m 341; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen;Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingenGelet op het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 2, 6° en 7° b (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de plaatsing van overheidsopdrachten of raamovereenkomsten die bestemd zijn voor aanbesteders), artikel 38 §1 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden), artikel 47 (gecentraliseerde aankoopactiviteiten en aankoopcentrales), artikel 57 en artikel 43 (raamovereenkomsten);;Overwegende dat in de werking van ons lokaal bestuur er momenteel softwaretoepassingen zijn die de komende periode moeten worden vernieuwd of worden ingevoerd. Bijvoorbeeld: de postregistratie, notulenpakket, …;Overwegende dat men daartoe allemaal aparte pakketten kan aanschaffen, soms van verschillende leveranciers, of men kan er ook voor kiezen dat al deze toepassingen in één groter geheel te verpakken en aan elkaar te koppelen (Midoffice); Overwegende dat wordt voorgesteld voor het laatste te gaan en daarvoor toe te treden tot het consortium LB365 en zo gebruik kan maken van de raamovereenkomst voor een heel pakket van applicaties;Overwegende dat LB365 een groep van ondertussen een 35-tal lokale overheden is die onder de vorm van een consortium samenwerken om hun diensten te digitaliseren. Het gaat van steden tot kleinere lokale besturen. De gemeentes in de buurt die reeds zijn aangesloten zijn Brasschaat, Kapellen, Wijnegem en Zoersel;Overwegende dat elk lokaal bestuur apart vaak zelf te weinig capaciteit heeft om de digitale transformatie aan te gaan en dat de individuele resources en skills vaak ontoereikend zijn; Overwegende dat daarom werd beslist de krachten te bundelen onder één collectief projectmanagement dat vertrok vanuit de gemeente Aalter;Overwegende dat de participerende lokale besturen hiervoor zelf collectief aan de slag gingen, samen investeerden en samen rond hun centraal klantendossier stapsgewijs hebben gewerkt aan standaardisering en innovatieve dienstverlening binnen hun eigen werking;Overwegende dat door middel van generieke componenten het consortium oplossingen laat bouwen rond het gecentraliseerde dossier van de klant (burgers, ondernemers, verenigingen);Overwegende dat naast de bundeling van de krachten, een ander grote voordeel van dit consortium is dat het generiek concept wordt bewaakt, ondersteund en gecoördineerd door V-ICT-OR;Overwegende dat er momenteel al diverse applicaties beschikbaar zijn die het consortium samen heeft laten ontwikkelen:• Vergaderbeheer en –app (= notulenbeheer)• Portaal & e-loket• Evenementenloket• Postregistratie• Contractopvolging• Klachten• Meldingen• HRM• Verenigingen beheren• Inname openbaar domein• Betaalmodule• E-mail marketing• Subsidies• Servicedesk• Vergunningen• Bedrijvengids Overwegende dat elk deelnemend lokaal bestuur vrij is om applicatie uit te rollen op zijn eigen tempo. Het is de bedoeling om in Essen als eerste de postregistratie te implementeren en daarna het vergaderbeheer;Overwegende dat uit de voordracht van de toepassing postregistratie blijkt dat de functionaliteit gelijkaardig is wat andere softwarebedrijven aanbieden. Bv een centraal klantenbeheersysteem, de koppeling hiervan met alle mogelijke authentieke bronnen (Rijksregister, KBO …), enzovoort; Overwegende dat de structuur van het consortium bestaat uit een stuurgroep die om de zes weken bijeen komt en de grote strategische lijnen stuurt. Elk deelnemend bestuur heeft hierin een stem. Voor specifieke nieuwe applicatie kan men lid worden van klankbordgroep en/of werkgroepen; Gelet op de gemeenteraad van gemeente Aalter die op 21 december 2020 de selectievereisten, de raming en de plaatsingsprocedure goedkeurde van de opdracht Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten'), met name de mededingingsprocedure met onderhandeling; op de aankondiging van opdracht 2021/S 001-001070 op 4 januari 2021 gepubliceerd; in het Publicatieblad van de Europese Unie; op de aankondiging van opdracht 2020-546825 op 30 december 2020 gepubliceerd op nationaal niveau; Gelet op het college van de gemeente Aalter die op 15 februari 2021 goedkeuring gaf aan de kwalitatieve selectie voor deze opdracht; het verslag van nazicht van de kandidaturen van 10 februari 2021 voor de opdracht (raamovereenkomst) Project LB365 (vervolgtraject Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten), opgesteld door V-ICT-OR vzw; alsook het bestek met nr. 281.03-20d0215 voor deze opdracht, opgesteld V-ICT-OR vzw; en de raming van 62.727.216,00 euro incl. btw over een periode van 4 jaar, inclusief 2x mogelijke verlenging van 1 jaar;Overwegende dat alle klanten van deze raamovereenkomst (nr. 281.03-20d0215) beroep kunnen doen op de voorafgaande resultaten en rechten van de aanbesteding met nummer (2017/001 (Aalter: 281.03-17d0010)) binnen de afspraken vastgelegd in deze aanbesteding;Overwegende dat het college van gemeente Aalter de geselecteerde kandidaten uitnodigde een offerte in te dienen:Belfinity, Kaardeloodstraat 21 bus 4, 9400 NinoveC-Clear Partners, Jacob van Arteveldestraat 30, 2640 MortselInetum Realdolmen Belgium, A. Vaucampslaan 42, 1654 HuizingenSynergics, Auguste Reyerslaan 80, 1030 brusselTobius (Tobania), Romeinsesteenweg 564/4, 1853 Strombeek-Bever;Overwegende dat de firma's Belfinity, C-Clear Partners, Inetum Realdolmen Belgium, Synergics, Tobius (Tobania) een regelmatige offerte indienden voor één of meerdere percelen;Overwegende dat die opdracht bestaat uit acht percelen:Perceel 1: Beheer en regie servicebusPerceel 2: Beheer en regie masterdatamanagementPerceel 3: Ondersteuning ontwikkelingen servicebus, technische en systeem supportPerceel 4: Ondersteuning software- en digitaliseringsprojectenPerceel 5: Ondersteuning en opzet MS O365 en M365Perceel 6: Ondersteuning opleidingen gebruikte omgevingenPerceel 7: Ondersteuning en begeleiding change managementPerceel 8: Softwarelicenties en beheer;Overwegende dat voor perceel 8 (Softwarelicenties en beheer) één offerte werd ontvangen van Inetum Realdolmen Belgium, A. Vaucampslaan 42, 1654 Huizingen, tevens de enige geselecteerde kandidaat voor perceel 8;Gelet op het College van Burgemeester en Schepenen van Aalter dat op 8 maart 2021 het perceel 8 (softwarelicenties en beheer) gunde aan Inetum Realdolmen Belgium, A. Vaucampslaan 42, 1654 Huizingen voor een looptijd van drie jaar (in tegenstelling tot de andere percelen uit het bestek);Gelet op het College van Burgemeester en Schepenen van Aalter dat op 29 maart 2021 de gunning voor de percelen 3, 4, 5, 6 en 7 als volgt goedkeurde voor een looptijd van vier jaar:Perceel 3: Tobius (Tobania) en Inetum Realdolmen BelgiumPerceel 4:Tobius (Tobania) en C-Clear PartnersPerceel 5: Tobius (Tobania), Synergics en Inetum Realdolmen BelgiumPerceel 6: Tobius (Tobania) en C-Clear PartnersPerceel 7: Tobius (Tobania), Synergics, Inetum Realdolmen Belgium en Belfinity;Overwegende dat de opdracht 'Vervolgtraject Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten' werd gesloten via een raamovereenkomst met meerdere deelnemers waarbij niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst zijn bepaald en de deelnemers opnieuw in mededinging zullen worden gesteld tijdens de doorlooptijd van de opdracht; Overwegende dat de investeringen of kosten in het kader van deze groepsaankoop zullen afhankelijk van het bedrag per dossier voorgelegd worden aan het college van Burgemeester en Schepenen;De kostprijs voor de toetreding tot de groepsaankoop ‘LB365’ bestaat uit verschillende onderdelen:Eenmalige toegangsprijs tot de groepsaankoop ‘LB365’. Deze toegangsprijs is afhankelijk van het aantal besturen dat op het ogenblik van toetreding ingestapt is. Voor Essen komt dit neer op een eenmalige kostprijs van € 58.139,05, inclusief btw.Bij de opstart in 2017 werd een bedrag van € 1.362.735,25, inclusief btw, gegund aan de firma's Tobius (nu Tobania) en Apogado. Op 9 november 2020 werd een bedrag van € 287.644,78 (inclusief btw) gegund voor bijkomende werken. De toegangsprijs tot de groepsaankoop daalt per toetredend bestuur en bij latere participatie van nieuwe besturen is er een retour (cumulatief) voorzien voor de reeds deelnemende besturen. Bij aansluiting van een 36ste bestuur ontvangt de gemeente Essen bijvoorbeeld een retour van € 1614,97, inclusief btw, of 1/36ste van de toegangsprijs van het 36ste bestuur.Eenmalige opstartkost voor de installatie en set-up van de Microsoft Dynamics 365 omgevingen en servicebus wordt geraamd op € 3.000, inclusief btw.Jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage om projectmanagement en projectcoördinatie op te nemen van 6.500 EUR, inclusief btw, in het kader van de groepsaankoop aan V-ICT-OR vzw.Jaarlijkse licentiekost voor Powerapps, Dynamics en Azure runtime geraamd op € 15.000, inclusief btw.Jaarlijks onderhoudscontract via Inetum RealDolmen geraamd op € 15.000, inclusief btw.Overwegende dat de totale kost voor een periode van 4 jaar wordt geraamd op € 195.445,29 incl btw en overschrijdt het grensbedrag van dagelijks bestuur waardoor het ook wordt voorgelegd aan de gemeenteraad;Gehoord de toelichting door schepen Dirk Konings;Gehoord raadslid Tom Bevers die meedeelt dat eigenlijk raadslid Annemie Baeyaert hier meerdere vragen over had, maar omdat zij vandaag verhinderd is, stelt hij de vragen. Een eerste vraag is of wij ons niet te afhankelijk maken van één leverancier voor alle pakketten. De vraag die ook gesteld wordt is of de gemeente dan nog voldoende de markt kan laten spelen in de toekomst. Aangezien meerdere gemeentes hier zelf tezamen initiatief nemen, is er dan geen rol voor VVSG? Welke modules zullen worden gebruikt en wanneer worden deze geïmplementeerd? Wat gaat de financiële besparing zijn?;Gehoord schepen Dirk Konings die antwoordt dat de opties door onze ICT-dienst en Cavere zijn onderzocht en zij zijn voorstander. Onze huidige pakketten zijn niet meer up to date of marktconform. We willen graag eerst starten met postregistratie en dan het notulenpakket waarin de agenda en de verslagen verwerkt worden. De applicaties van het consortium zijn net gebaseerd en gemaakt op basis van Microsoft 365 en open standaarden om juist niet afhankelijk te zijn van een leverancier die de applicatie heeft ontwikkeld;Gehoord raadslid Tom Bevers die de vragen herhaalt welke pakketten gaan worden geïmplementeerd en wat de financiële winst gaat zijn; Gehoord schepen Dirk Konings die antwoordt dat eerst de postregistratie en daarna het notulenbeheer wordt ingepland. De andere pakketten binnen het consortium zijn trouwens ook niet beperkt, indien er wordt aangegeven dat er nood aan is, zullen er ook nog anderen worden ontwikkelt;Gehoord raadslid Dirk Smout die vraagt of deze beslissing wil zeggen dat er een afbouwen gaat zijn van de dienstverlening die Cipal aanbiedt. Is dat dan niet dubbel?;Gehoord schepen Dirk Konings die antwoordt dat dit afhankelijk van welke applicatie het geval kan zijn;Gehoord raadslid Dirk Smout die vraagt of bijvoorbeeld in de toekomst ook de applicatie voor evenementen zal worden gebruikt;Gehoord schepen Dirk Konings die antwoordt dat op dat moment moet worden bekeken of dat dan interessant is;Gehoord raadslid Tom Bevers die aangeeft nog antwoorden te missen op sommige vragen. Hij is niet overtuigd.;Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die repliceert dat het ieders raadslid zijn rol is om een mening te vormen en te beslissen. Vanuit het college van burgemeester en schepenen wordt het gunstige advies van de ICT-dienst gevolgd;Gehoord raadslid Robin Jacobs die opwerpt dat er toch een financiële afweging moet zijn gemaakt om te kiezen voor LB365;Gehoord schepen Dirk Konings die aangeeft dat het laatst aangekochte pakket personeelsbeheer was. Dit was duur en met vele bijkomende kosten. En van daaruit zijn de medewerkers verder op de markt gaan kijken of er andere mogelijkheden zijn dan de klassieke aanbieders en zo op LB365 zijn uitgekomen;Gehoord raadslid Robin Jacobs die nogmaals vraagt naar de financiële afweging;Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die repliceert dat raadsleden dit ook hadden kunnen opvragen;Gehoord raadslid Dirk Smout die de vraag herhaalt wat we minder gaan doen met Cipal. Gaan we deze vervangen door modules die minder kosten? ;Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die aangeeft dat wanneer de raad tot in detail wil beslissen over welke modules er wanneer moeten komen, dat dit te ver in detail gaat. Het agendapunt heeft een toelichtende nota van twee en halve pagina waarin de ICT-dienst dus uitgebreid aangeeft dat het zinvol is om toe te treden tot het initiatief van meer dan 30 gemeentes. Een project wat wordt ondersteund doorV-ICT-OR, en dus VVSG. Er zijn genoeg argumenten waarom het college denkt dat het een goed initiatief is;Gehoord raadslid Tom Bevers die aangeeft geen zin te hebben om tegen te stemmen, maar hij wordt niet overtuigd door de antwoorden en het uitblijven van argumenten daarin. Hij stelt voor om het punt daarom uit te stellen om meer toelichting te krijgen;Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die antwoordt dat raadsleden verschillende keren hebben gemerkt dat het college van burgemeester en schepenen in openheid alles wil bespreken. Als men nu antwoorden wil op detailvragen, dan zou men kunnen oordelen dat het beter eerst op een commissie was geweest, maar voor zoiets is er nog nooit een commissie geweest. Postregistratie moet er snel komen. Vindt het heel detaillistisch om het dossier op deze manier te behandelen. Bijkomend uitstellen voor 4 weken zal ook nog wel kunnen, maar toch opmerkelijk dat men erop staat; Gehoord raadslid Robin Jacobs die opmerkt dat het in april al op een commissie kan worden toegelicht;Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die opmerkt dat een gemeenteraad dient voor algemene lijnen en beleid en niet om in detail te bepalen welk pakket wanneer wordt uitgerold; Gehoord raadslid Robin Jacobs die herhaalt dat hij graag een overzicht wil van wat de besparing is;Gehoord raadslid Dirk Smout dat aangeeft dat het een reflectie zou moeten zijn van iedereen, dat is zijn insteek;Gehoord burgemeester Gaston Van Tichelt die opmerkt dat het raadslid ook vorige week toen de agenda en de stukken werden bezorgd bijkomende vragen had kunnen richten en antwoorden op krijgen;Na beraadslaging; Beslist,Artikel 1Besloten wordt het agendapunt uit te stellen. | |
| http://data.lblod.info/id/document-types/uittreksel | |
| dd8b3160-cbda-11ee-a56a-97bc9fd411a0 | |
| 2023-04-07 | |
| http://data.lblod.info/id/files/9bd190a1-e4ff-11ee-acf9-7f073e4f8105 | |
| http://data.lblod.info/id/files/a3ffae61-e4ff-11ee-acf9-7f073e4f8105 | |
| http://data.lblod.info/id/files/5d4ef9f1-cbda-11ee-b7b4-e11139c91731 | |
| http://data.lblod.info/id/files/61bf9a81-cbda-11ee-b7b4-e11139c91731 | |
| http://data.lblod.info/id/files/2c68a171-0464-11ef-acf9-7f073e4f8105 | |
| http://data.lblod.info/id/files/3a680131-0464-11ef-acf9-7f073e4f8105 | |
Verwijzingen
Inverse links naar het onderwerp.